História do Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos (DEGEA)

O Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ) mantinha um antigo desejo de criar uma unidade administrativa capaz de gerir a documentação produzida e recebida por suas serventias, bem como a massa documental acumulada, desde a instituição da "Relação do Rio de Janeiro", em 1751. Assim, em 1987, o Ato Executivo nº 17, de 21 de janeiro, instituiu grupo de trabalho para propor soluções de caráter técnico que viabilizassem a criação de um Arquivo Geral do PJERJ. Em cumprimento à determinação desse Ato, foi criado o Departamento Geral de Documentação Histórico Judiciária do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (DGDHJ). Logo a seguir, o Ato Executivo nº 182, de 23 de abril de 1987, dispôs sobre as normas de funcionamento. A partir de então, o antigo desejo começou a se tornar realidade.

Na gestão do Desembargador Presidente Wellington Moreira Pimentel, foi regulamentado o DGDHJ, tendo o Senhor Paulo Roberto Paranhos da Silva (museólogo, historiador e arquivista) como primeiro Diretor-Geral do Departamento.

A princípio, a sede do DGDHJ instalou-se no prédio da Praça da República, nº 26 (alugado à Casa da Moeda do Brasil em 1986), inaugurando-se então o primeiro "Arquivo Geral" do PJERJ. Esse Arquivo tinha como objetivo recolher e tratar a documentação gerada apenas pelas serventias da Capital. Integravam o Departamento: o Arquivo Judiciário da Vara de Execuções Criminais, o Museu da Justiça - inaugurado em 23 de agosto de 1988 como uma reserva técnica do DGDHJ - e o Arquivo Regional de Santa Cruz.

Em 1990, o DGDHJ passou a denominar-se Departamento Geral de Arquivo e Documentação Histórica (DGADH), compreendendo o Arquivo Geral da Justiça e o Museu da Justiça.

Essa configuração foi mantida até a Resolução TJ nº 16, de 06 de setembro de 1995, que separou o Museu da Justiça do âmbito do DGADH, ficando este responsável pelo levantamento de todo o acervo cartorário para fins de identificação, tratamento e posterior guarda, com o objetivo de imprimir segurança, celeridade e qualidade nas atividades de arquivamento e desarquivamento. O Museu da Justiça, por meio do seu serviço de Documentação Histórica, passou a ter a missão de zelar pela preservação da memória do Judiciário fluminense, tendo a incubência de recuperar, classificar e conservar processos históricos.

O Ato Executivo nº 18, de 10 de janeiro de 2001, restabeleceu a ação integrada entre Museu da Justiça e o DGADH com a finalidade de realizar "levantamento, identificação e análise da documentação cartorária produzida no âmbito do Poder Judiciário do Rio de Janeiro". Pelo mesmo ato, o Departamento Geral de Arquivo e Documentação Histórica passou a denominar-se Departamento Geral de Arquivo (DGA).

Em 2003, o Arquivo Judiciário da Região dos Lagos, até então vinculado à Comarca de Rio Bonito, passou a denominar-se Unidade Regional do Departamento Geral de Arquivo - Rio Bonito, atendendo as comarcas de Araruama, Armação dos Búzios, Arraial do Cabo, Cabo Frio, Casimiro de Abreu, Macaé, Maricá, Rio Bonito, Rio das Ostras, São Pedro da Aldeia, Saquarema e Silva Jardim, de acordo com o Ato Executivo TJ nº 4, de 3 de janeiro de 2003.

Ainda em 2003, o Ato Executivo TJ nº 2.493, de 9 de julho de 2003, criou a Unidade Regional do Departamento Geral de Arquivo - Itaipava, atendendo as comarcas de Bom Jardim, Cachoeiras de Macacu, Cantagalo, Carmo, Cordeiro, Duas Barras, Itaipava, Guapimirim, Nova Friburgo, Paraíba do Sul, Petrópolis, Sapucaia, São José do Vale do Rio Preto, São Sebastião do Alto, Santa Maria Madalena, Sumidouro, Teresópolis, Trajano de Moraes e Três Rios.

Em 2010, em razão de obras de reforço estrutural no piso da unidade - Processo Administrativo nº 2009.279074 - o acervo armazenado na unidade foi transferido para o Arquivo Central de São Cristóvão e o atendimento às solicitações de desarquivamento das comarcas do 3º e 9º NUR passou a ser realizado pela Divisão de Operações do Arquivo Central da Diretoria-Geral de Gestão do Conhecimento (DGCON/DIOPE). Após a conclusão da obra, o espaço físico do Arquivo Regional de Itaipava foi ocupado com acervo pouco movimentado então armazenado no Arquivo Central, com exceção dos documentos encaminhados pelo Foro Regional de Itaipava, que continuam a ser recebidos pelo Serviço de Arquivo de Itaipava, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/SEAIT).

A Resolução TJ/OE nº 15, de 05 de dezembro de 2003, aprovou nova estrutura organizacional do PJERJ e redefiniu a estrutura do DGA, mudando sua denominação para Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos (DEGEA) e vinculando-o à Diretoria-Geral de Gestão de Conhecimento (DGCON). Foi por esta regulamentação que se tornou patente a preocupação do PJERJ com todo o ciclo da gestão documental, tendo sido criada a Divisão de Gestão de Documentos (DIGED). Também foi oficializada a proposta de criação da rede de arquivos do PJERJ, com a previsão de implementação de 10 (dez) unidades regionais.

Em razão do processo de modernização da gestão do PJERJ, advieram as Resoluções TJ/OE nº 19, de 21 de dezembro de 2004 e nº 06, de 20 de junho de 2005. Por esta última, em consonância com estudos realizados pela equipe do DEGEA, reformulou-se o plano de implementação das unidades regionais de arquivo, passando de 10 (dez) para 3 (três), localizadas nos seguintes municípios: Itaipava, Rio Bonito e Seropédica. As duas primeiras estão em funcionamento, enquanto a última teve seu desenvolvimento cancelado em obediência à necessidade de redução dos custos operacionais. Posteriormente, a estrutura organizacional do PJERJ e, consequentemente, do DEGEA, foi redefinida de acordo com os termos da Resolução TJ/OE nº 38, publicada em 13 de dezembro de 2010.

Com a publicação da Resolução TJ/OE nº 19/2013, que aprovou alteração na estrutura do PJERJ, o DEGEA passou a integrar a Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. A Divisão de Operações dos Arquivos Regionais foi extinta e o Serviço de Arquivo de Itaipava e o Serviço de Arquivo de Rio Bonito passaram a integrar a estrutura da renomeada Divisão de Operações, que passou a ser composta também pelo Serviço de Arquivamento e pelo Serviço de Desarquivamento, que ficaram responsáveis pelos processos de trabalho anteriormente realizados por SECOD, SECAD, SERDO, SEMOV E SECAT, unidades extintas. A Divisão de Gestão de Documentos foi mantida, passando a ser composta pelo Serviço de Gestão de Instrumentos Arquivísticos e pelo Serviço de Gestão de Acervos Arquivísticos Permanentes, unidades que assumiram processos de trabalho dos extintos SEACO e SESED.

Em nova revisão da estrutura organizacional do PJERJ, aprovada pela Resolução TJ/OE nº 17/2014, o DEGEA passou a integrar a estrutura da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM). Nesta ocasião, foram criados a Central de Atendimento (DGCOM/CEATE), vinculada diretamente ao DEGEA; o Serviço de Avaliação e Descarte de Documentos (DGCOM/SEADE), vinculado à DIOPE; e o Serviço de Apoio às Unidades Organizacionais (DGCOM/SEAPO), vinculado à DIGED. A resolução em referência foi alterada pela Resolução TJ/OE nº 15/2016 que, para criar funções gratificadas de Auxiliar de Gabinete para prover a estrutura de gabinete do Juiz de Direito de Entrância Especial Substituto de Segundo Grau - JDS, extinguiu, dentre outros cargos da estrutrura organizacional, o Serviço de Arquivo de Rio Bonito (DGCOM/SEARB) e o Serviço de Apoio às Unidades Organizacionais (DGCOM/SEAPO).

Merece destaque a construção do Arquivo Central, situado em São Cristóvão, inaugurado em 25 de janeiro de 2005, o qual possui estrutura para manter sob custódia cerca de 10 (dez) milhões de documentos e utiliza modernas técnicas arquivísticas na gestão de seus acervos documentais nos estágios intermediário e permanente. Esta obra, associada ao domínio do conhecimento específico e ao engajamento do capital humano à disposição do DEGEA, permitiu que o PJERJ passasse a ter condições de autogerir - com eficiência e eficácia - a maior parte de sua imensa massa documental.